नेपालको सरकारी निकायबाट जारी सवारी चालक अनुमति पत्र, अविवाहित-विवाहित-सम्बन्ध विच्छेद प्रमाणपत्र, प्रहरी/चारित्रिक प्रमाणपत्र, address verification आदि जस्ता कागजातहरु जापानको सिटी अफिस वा अन्य निकायमा पेश गर्नु पुर्व उल्लिखित कागजातहरुको सक्कलमा नेपाली राजदूतावास, टोकियोबाट प्रमाणित गराउनुपर्दछ ।
नेपाली राजदूतावास टोकियोबाट प्रमाणित गर्नुपुर्व उल्लिखित कागजातहरुलाई काठमाडौंको त्रिपुरेश्वरमा रहेको परराष्ट्र मन्त्रालयको कन्सुलर सेवा विभाग प्रमाणिकरण गराई सो को online system मा प्रविष्ठ गराएको हुनुपर्दछ ।
यसरी अनलाइन सिस्टममा प्रविष्ठ गर्दा प्राप्त हुने Ref. No. को आधारमा कागजातको बैधानिकता जाँच गरेर मात्र राजदूतावासबाट प्रमाणीकरण गरिने र सोको आधारमा जापानको सरकारी निकायमा उल्लिखित कागजात स्वीकार गरिने हुँदा कन्सुलर सेवा विभागबाट प्रमाणित नभएका कागजातमा नेपाली राजदूतावास टोकियोले प्रमाणित गरिदिन सक्दैन ।
कागजात प्रमाणिकरणको लागि स्वयमः व्यक्ती दूतावासमा उपस्थित हुनु जरुरी पर्दैन । कन्सुलर सेवा विभागबाट प्रमाणिकृत सक्कल कागजात, नेपाली नागरिकता प्रमाणपत्र र राहदानको फोटोकपी, प्रमाणिकरणको विषय खुलाई आवेदकको सम्पर्क नम्बर र ठेगाना खुल्ने गरी नेपाली भाषामा रीतपूर्वक लेखिएको निवेदन संगै राखी पोस्ट गरी पठाउन सकिनेछ । यसरी पोस्टबाट पठाउँदा कागजात फिर्ता पठाउन ठेगाना लेखिएको लेटरप्याक र राजस्व दस्तुर पनि साथमा राखी पठाउनुपर्नेछ । प्रमाणिकरण दस्तुर प्रति कागजात जा.ये. ८०००.०० लाग्नेछ ।
एवम् रीतले जापानको सिटी अफिस वा अन्य सरकारी निकायबाट जारी भएका जन्म दर्ता, मृत्यु दर्ता, विवाहित-सम्बन्ध विच्छेद प्रमाणपत्रआदि जस्ता कागजातहरु नेपालको सरकारी निकायमा पेश गर्नुपुर्व उल्लिखित कागजातहरुलाई जापानको परराष्ट्र मन्त्रालयको consular Affairs Bureau बाट प्रमाणीकरण गराई तत् पश्चात नेपाली राजदूतावास टोकियोबाट प्रमाणीकरण गराएर मात्र नेपाल पठाउनुपर्नेछ ।
जापानको परराष्ट्र मन्त्रालय र नेपाली राजदूतावास टोकियोबाट प्रमाणित नभएका कागजातहरुलाई नेपालमा स्वीकार गरिदैन ।
